Les Documents De Contrôle Qualité - (Partie 2)

Les 11 Règles d’Or 

"Pour Écrire Un Document Qualité Inattaquable "                  

Compagnons de la qualité dans tous les domaines, que vous soyez dans le contrôle ou dans l’assurance de la qualité, ne sous-estimez jamais le pouvoir de la plume dans cet univers de bon sens. Vos documents sont bien plus que de simples formalités ; ce sont vos alliés inébranlables dans la bataille pour la qualité et l'intégrité. Alors, équipez-vous de stylos vaillants et de papiers résilients, car vous êtes sur le point de devenir les maîtres incontestés des bonnes pratiques documentaires !

Chers collègues, je vous révèle ces règles d'or qui transforment le simple papier en votre unique défenseur de la qualité de votre produit et de votre système. La clarté, la précision, la chronologie, les références, les signatures, la révision et la numérotation… et plus encore, forment une symphonie parfaite d'intrépidité documentaire. Alors, armez-vous de ces règles et dansez avec vos traceurs, car vous êtes sur le point de créer des documents qualité inattaquables, qui résistent à l'épreuve du temps et des inspections.

Règle 1 : Permanent

Alors là, c'est du sérieux ! On parle de rendre nos écrits aussi indélébiles qu'un tatouage, mais version papier. Imaginez, vos mots ne se barrent pas au moindre coup de gomme, ils résistent vaillamment au passage du temps. C'est comme si on donnait un superpouvoir à nos mots ! On recommande l'usage d'un stylo à encre indélébile bleu foncé, le genre de stylo qui refuse de s'effacer, histoire de garantir la survie de nos écrits pendant au moins 10 ans. On n'est pas en train de graver nos pensées dans la pierre, mais presque !

Règle 2 : Lisible

Pas de cachotteries ici ! On veut que nos écrits soient aussi clairs que de l'eau de roche. Lisible, quoi ! On suit les règles de l'écriture avec le sérieux d'un prof de grammaire, mais on bannit le blanc correcteur. Pas question de camoufler nos erreurs, on les laisse à nu. Comme ça, tout le monde peut voir nos fautes, mais aussi nos brillantes idées. On n'est pas parfaits, mais nos écrits, eux, peuvent l'être.

Un chimiste danse avec son stylo

Règle 3 : Exact

Precision is the key! On veut que chaque mot compte, qu'il reflète fidèlement la réalité. Reproduire par écrit chaque action comme si on était un Sherlock Holmes de la paperasse. Calculs impeccables, informations soigneusement enregistrées, et une double vérification pour être sûr que tout est dans l'ordre. C'est la règle du "No Fake" appliquée à la lettre.

Règle 4 : Immédiat

C'est l'instantanéité à son meilleur ! On n'attend pas que l'encre sèche pour documenter nos faits et gestes. Que ce soit manuellement ou électroniquement, on écrit tout en temps réel, comme si notre plume était connectée en WiFi. Idéalement, on fait ça au fur et à mesure des opérations, histoire de ne rien oublier. La mémoire, c'est bien, mais l'écriture immédiate, c'est encore mieux.

Règle 5 : Clair

Ici, on joue à la clarté olympique. Si plusieurs personnes lisent nos écrits, elles doivent toutes piger la même histoire. Pas de langage codé, pas de devinette. On veut que nos mots soient aussi transparents qu'une vitre bien lavée. Compréhension universelle, c'est le mot d'ordre.

Règle 6 : Cohérent

On aime l'ordre et la discipline, même dans nos mots. Les dates, les heures, les unités de mesure, les abréviations, les codes, tout ça doit être standardisé. On ne veut pas de confusion, on veut que nos écrits soient une danse bien chorégraphiée où tout est à sa place. Bref, on ne laisse aucune place au bazar.

Règle 7 : Complet

Rien ne doit manquer à l'appel ! On enregistre toutes les informations nécessaires pour que le lecteur comprenne du premier coup d'œil. Les cases à choix multiple ? On les coche avec le sérieux d'un gamin devant un menu de glaces. Et quand c'est "Non-Applicable", on jette un "NA" sans hésiter. Pas de traits de parallèle, on évite les raccourcis, on veut du complet, du détaillé, du nickel !

Règle 8 : Direct

Ici, on va droit au but, pas de chichis. Les infos, on les enregistre directement, qu'elles soient manuelles ou électroniques. On n'a pas le temps pour des étapes intermédiaires, pas de détour par la case brouillon ou post-it. C'est comme si nos mots étaient des superhéros qui foncent vers leur destination sans s'arrêter.

Des stylos à billes qui dansent sur un document

Règle 9 : Paginé

Donner une touche d'ordre et d'harmonie à vos documents, c'est ça, paginer ! En numérotant soigneusement chaque page, vous vous assurez que votre chef-d'œuvre documentaire est complet, bien organisé, et surtout, facile à suivre. Optez pour un format du type "Page X sur Y" où X représente le numéro de la page actuelle et Y, le total des pages. Paginer, c'est un peu comme offrir une carte au trésor à vos lecteurs, leur permettant de naviguer sans perdre le nord dans le dédale de vos brillantes idées. Alors, que la pagination devienne votre alliée dans la création de documents qui captivent et guident avec aisance.

Règle 10 : Référencé

Équipez vos documents qualité d'une véritable carte d'identité en adoptant la règle de la référence. Chaque document doit arborer fièrement un numéro ou un code unique, soigneusement enregistré et associé à une référence dans le cadre d'un système de gestion documentaire. Ces documents ne sont pas des ermites solitaires ; ils doivent être étroitement liés à d'autres membres de la famille documentaire, tels que manuels de qualité, procédures opérationnelles standard, instructions de travail, formulaires, spécifications techniques, plans de contrôle, rapports d'audit, etc. En d'autres termes, donnez à vos documents qualité une lignée solide, assurez-vous qu'ils ne sont pas des intrus, mais plutôt des membres respectés et connectés d'une communauté documentaire bien organisée. Avec une référence claire, vos documents deviendront des acteurs incontournables, prêts à affronter toute inspection avec confiance et crédibilité.

Règle 11 : Véridique

Pas de mytho ici, c'est la règle d'or ! Ce qui est écrit, c'est ce qui s'est vraiment passé. Et pour prouver qu'on ne raconte pas des bobards, on y colle notre signature authentique. On n'est pas des imposteurs, nos signatures sont répertoriées, vérifiées et approuvées. C'est un peu comme dire : " Tout ce qui est noté ici, c'est du pur vérité, je le jure !"

A vos écrits !

Et voilà, chers lecteurs, ensemble, nous avons exploré les coulisses captivantes de la rédaction réglementaire. Guidés par ces règles d'or, vous êtes désormais prêts à métamorphoser chaque document en une œuvre d'art indélébile. Commencez dès aujourd'hui à sculpter des documents qui deviendront de solides piliers de la qualité.

N'oubliez pas que l'intégrité de votre système repose sur chaque mot que vous posez sur le papier. Appliquez ces règles avec détermination et faites de chaque document une pièce maîtresse de votre quête perpétuelle d'excellence. Le pouvoir est entre vos mains, ou plutôt, entre vos plumes. À vos écrits !

Reda LOURGUIOUI