Le Bilan Annuel de la Qualité

Les clés de la réussite

Une réunion-bilan de fin d’année avec vos collaborateurs dans l'assurance qualité et le laboratoire de contrôle qualité, serait aussi une bonne idée de préparation, car vous n’êtes pas seul à bord dans votre structure. Il est donc important d’impliquer chacun des membres de votre équipe en utilisant le brainstorming. Un tableau et des post-its de couleurs différentes et le tour est joué. Vous obtiendrez alors, des avis et des solutions sur plusieurs thèmes en relation avec le bilan des activités.

De cette manière, vous disposerez du temps nécessaire pour rassembler et organiser les données de manière logique, garantissant une présentation concise et claire. De plus, il est crucial de bien cerner les attentes et les priorités des membres du conseil et du PDG, afin d'adapter votre présentation en conséquence.

Le jour « J » de la présentation

Il est important d’adopter, le jour de la présentation, une attitude professionnelle et confiante. Voici quelques conseils clés, pour vous aider à faire face aux multiples questions et interrogations :

Présentation du bilan d'activité de fin d'année

• Mettez l’accent sur les résultats obtenus et les objectifs atteints : 

Expliquez comment ces résultats contribuent à la réalisation de la mission de l’entreprise en contribuant à l'amélioration de la qualité globale vers la satisfaction client.

• Utilisez des moyens pédagogiques appropriés : 

Tels que des graphiques, des tableaux ou des schémas pour illustrer vos propos. Cela peut aider à rendre l’information plus compréhensible pour convaincre rapidement et sûrement, ainsi vous facilitez la prise de décision.

• Soyez concis et clair : 

Il est crucial de transmettre votre message de manière claire et succincte. Les réponses longues ou techniques peuvent souvent être déroutantes et entraîner une perte d’intérêt. Essayez de capter l’attention de votre auditoire dès les premières minutes. Cela peut être particulièrement difficile lorsque vous vous adressez à des responsables du premier rang, qui sont souvent distraits par leurs téléphones qui n’arrêtent pas de sonner. Pour surmonter ce défi, vous pouvez utiliser différentes stratégies. Par exemple, commencez par une anecdote intéressante ou une statistique surprenante pour susciter leur curiosité. Utilisez des visuels attrayants pour illustrer vos points clés. Posez des questions pour encourager la participation et maintenir l’engagement.

• Mettez l'accent sur les perspectives futures : 

Afin d’orienter la feuille de route de l'année à venir. Le PDG accorde davantage d'importance aux projets futurs qu'à la rétrospective de l'année précédente. Bien que les données passées soient essentielles, elles ne doivent pas éclipser les orientations à venir. Votre analyse doit justifier votre trajectoire et permettre à votre direction de fournir un retour constructif. Profitez de cette opportunité pour discuter de la stratégie de l'entreprise et ajuster les objectifs de votre département en fonction des ambitions de l'année prochaine.

• Commencer par les points positifs : 

Lors de la présentation d’un bilan, il est généralement préférable de commencer par les points positifs. Cela permet de mettre en avant les réalisations et les succès de l’entreprise et génère une atmosphère positive et encourageante.

Vous montrez également que vous êtes conscient des réalisations de l’entreprise et que vous appréciez les efforts déployés par vos collaborateurs. Cela peut renforcer la motivation et l’engagement de votre équipe de la qualité.

Une fois que vous avez mis en avant le coté positif, vous pouvez aborder les points négatifs. Il est important d’aborder ces points avec tact et diplomatie. Présentez-les comme des opportunités d’amélioration et proposez des solutions pour résoudre les problèmes identifiés.

En adoptant cette approche, vous montrez que vous êtes capable de prendre du recul et d’évaluer objectivement la situation. Cela renforce votre crédibilité en tant que manager et démontre votre capacité à gérer les défis.

• Soyez transparent et honnête : 

Répondez aux questions de manière transparente et honnête. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, n’hésitez pas à le dire et à promettre de fournir une réponse ultérieurement.

• Soyez ouvert au dialogue : 

Encouragez les membres de votre audience à poser des questions supplémentaires ou à exprimer leurs préoccupations. Montrez-vous ouvert au dialogue et prêt à discuter des problèmes soulevés.

• Restez calme et professionnel : 

Enfin, gardez votre calme et faites preuve de professionnalisme tout au long de la présentation. Si vous êtes confronté à des questions difficiles ou à des critiques, restez respectueux et répondez de manière constructive.

• Prendre des notes si nécessaire : 

Il est tout à fait acceptable de prendre des notes pendant la présentation du bilan. En fait, cela peut être un signe de professionnalisme et de préparation. Cela montre également que vous êtes attentif aux commentaires et aux préoccupations de l’auditoire. Cependant, il est important de ne pas laisser les notes prendre le dessus sur la présentation elle-même. Assurez-vous de maintenir un contact visuel avec votre assistance et de répondre aux questions de manière claire et concise.

 

En résumé, Il est tout à fait clair que la fin de l'année est un moment difficile à gérer pour les managers, notamment ceux de la qualité. En effet, c'est le moment où ils doivent présenter un bilan précis et concret de leurs activités à diverses parties prenantes, allant de leur supérieur direct aux actionnaires, en passant par les employés et les parties prenantes externes. 

Cependant, avec une préparation adéquate tout au long de l'année et une implication active de la part des membres de l'équipe, les responsables du management qualité peuvent transformer cette période en une opportunité d'amélioration continue et de croissance. En mettant l'accent sur les résultats obtenus, en utilisant des moyens pédagogiques appropriés, ils peuvent non seulement répondre aux attentes, mais aussi inspirer confiance et respect.

En fin de compte, la fin de l'année n'est pas seulement une période pour faire le bilan du passé, mais aussi pour planifier l'avenir. C'est le moment idéal pour reconnaître les efforts des collaborateurs, fournir un retour constructif sur leurs performances et établir des objectifs pour l'année à venir. En adoptant cette approche proactive et inclusive, les managers peuvent non seulement atteindre leurs objectifs, mais aussi motiver leur équipe à explorer de nouveaux sommets.

 

Note de l'Auteur

"Alors que nous nous approchons de la fin de l'année, c'est le moment opportun pour les managers de dresser le bilan de leur activité. 

A vrai dire, en tant que N-2, je n’ai jamais été confronté directement à cette situation, car mon rang de responsabilité ne le permettait pas, malgré cela, j'ai décidé de m'immerger dans cette réalité. C’est juste une mise en situation pour mieux comprendre les défis auxquels font face mes responsables en cette période cruciale. 

Cet article n’est donc pas le résultat de mon expertise personnelle, mais le partage des enseignements tirés d'une enquête que j'ai menée auprès de ceux qui ont vécu cette expérience. 

Ces précieuses contributions visent à offrir des conseils pratiques pour la préparation et la présentation réussie du bilan devant votre hiérarchie, fruits d'une collaboration enrichissante avec des professionnels expérimentés. 

Alors, rappelez-vous que la clé du succès réside dans une préparation constante tout au long de l'année. La collaboration active de votre équipe dans tous les départements de la qualité est essentielle pour transformer cette évaluation en une opportunité d'amélioration continue et de croissance. Gardez à l'esprit que la fin de l'année n'est pas seulement l'occasion de faire le bilan du passé, mais aussi de planifier l'avenir. Inspirez confiance, soyez transparent et restez professionnel. Bonne chance dans vos présentations et dans la réalisation de vos objectifs futurs."

Reda LOURGUIOUI